Withコロナのリアルイベント開催のポイント紹介

イベントの担当者はコロナウイルス対策をどのように行えば良いのか、悩まれているのではないでしょうか。そこで、イベント管理者が実施するべきコロナウイルス感染対策、準備しておきたいものについて説明していきます。

1.withコロナのリアルイベント注意点

リアルイベントは不特定多数の人が集まるため、
クラスターが発生する可能性は低くありませんが、
イベント会場は感染対策の徹底をはじめ開催場所の面積が広い事なども要因となりクラスターの発生率は低い状況です。
普段通り、コロナウイルス対策を徹底的に行うことが引き続きセーフティイベントにつながります。
コロナウイルスによる感染を防ぐため、イベント会場ではどのような対策を実施しているのか、ご紹介いたします。

2.リアルイベントのメリット

コロナウイルス感染のリスクがある間は、リアルイベント開催は控えて、オンラインイベントを中心にプロモーション活動を実施するべきでは?と思われる方は少なくないと思います。
感染リスクがある中、それでもリアルイベントには様々なメリットがあります。

第一に、リアルで触れる感じる製品やサービスの情報は、動画や画像、SNSといったオンラインで得る情報よりも記憶に擦り込まれやすいという特徴があります。それは、リアルのほうが製品の風合い・質感・形状・香り・色合いなどをより深く伝えることができるからです。
これは、製品やサービスをより深く理解いただくためにアピールすることが可能になります。

第二に、リアルイベントは、テーマや企業に興味がある人が来場します。会場に足を運ぶのはオンラインイベントと違って、労力が大きいため、来場者の関心が高いといえます。
アプローチ次第では、大きな商談に結び付く可能性が眠っていることがリアルイベントのメリットといえます。

最後に、直接見込み客と話すことができるリアルイベントはなんといっても両社にとって価値的な時間になることは間違いありません。

Withコロナのリアルイベント開催のポイント紹介

3.感染対策

3-1.感染対策方法

清掃・消毒
テーブルなどの共用部分の清掃や消毒も徹底して行います。目安としては1時間ごとに行うことが望ましいです。また、出入口や受付、会場内の目につく場所などに手指消毒設備を置いておきます。

飛沫感染の防止
受付などスタッフと来場者が直接話す必要がある場所はビニールカーテンやアクリルなどで仕切るようにします。

換気
ミーティングルームや休憩スペースなどは空気が循環するサーキュレーターや空気清浄機などを設置すると空気循環が高まります。

ゴミ捨て
ゴミ箱は蓋がついているものを設置します。
そして、定期的にゴミを捨てます。

スタッフ・顧客への協力呼びかけ
関係スタッフはもちろんのこと、来場者にも手洗いや消毒、検温、マスク着用の協力をお願いするようにしましょう。

3-2.入場管理

イベントは密集しやすいため、密になるのを防ぐためには、来場人数に制限をかける方法が挙げられます。
来場者に自然とソーシャルディスタンスを呼び掛けるためには、床にシールなどを貼って並ぶ位置を示すと効果的です。
2mの間隔を空けて貼ると効果的です。
こうした入場制限や検温には時間がかかります。コロナ以前のイベント開催時と比べて、安全管理対策のための運営に手間がかかることを考慮しておきます。

3-3.スタッフの健康管理

スタッフの健康管理も徹底的に行うようにしましょう。
・体調不良や熱がある場合は無理して勤務しないようにあらかじめアナウンスしておきます。
・スタッフの増員も必要になります。1つ目の理由は急にスタッフが休んだときの対策です
・前述のとおり、安全管理対応の運営スタッフがいると安心です
・スタッフには必ずマスクを着用すること、手洗いと消毒を行うことを徹底的に指導
・マスクに関しては勤務中だけでなく、行き帰りの電車の中でも着用するようにアナウンス
・正しいマスクの着け方や手洗いの仕方の呼びかけを行う必要もあります。
・共用部の設備消毒を行うときは手袋の着用もしなくてはなりません。

3-4.密集度のコントロール

来場者同士の密度が高くならないような空間をデザインしましょう。
まず、多くの人が滞留する場所を作らないようにします。
例えば、展示コーナーの間隔を1~2m確保。
または、コーナーが集中しないように分散します。
商談席は出来る限り間隔をとって設置します。
たとえば、ソーシャルディスタンス注意喚起の表示を貼っておくのもよいでしょう。
また、イベントの内容によっては演者が来場者の前で商品説明やパフォーマンス演出を行うこともあります。
その際、演者は来場者から距離をとるようにします。
また、演者が複数いる場合は演者同士の間隔を空けるようにします。
必要に応じてリモート商談も推奨いたします。